Escanear Documentos Para Ordenar La Oficina

La imperiosa necesidad de las empresas de reducir sus costos y volverse más competitivas, las obliga a optimizar sus procesos de negocio. Esto ha originado una tendencia mundial, en lo que se refiere al uso de documentos, de migrar la información en papel a una forma más manejable y más fácilmente accesible por los usuarios. Como usuario de esta “nueva manera” de trabajo, conseguirá los siguientes beneficios:

• Mejora de la Eficiencia Operativa.
• Ahorro de Costos.
• Solución Abierta.
• Seguridad.

La principal razón que justifica el esfuerzo de modificar su forma actual de trabajo a una totalmente digital resulta en una eficiencia operativa mayor. Esta eficiencia mayor se traducirá en mayor productividad del personal, menores costos, mejor servicio al cliente y mayor aprovechamiento de oportunidades del mercado.  Entre las principales mejoras en eficiencia operativa que gozará su organización, luego de la implantación de nuestra solución tenemos:

• Acceso Instantáneo y Disponibilidad de los Documentos

Los archivos en papel solo disponen de un índice para buscar los documentos dentro del archivo. En contraste, los documentos digitales pueden tener múltiples índices, lo cual permite encontrar los documentos en cuestión de segundos.

Mediante un sistema de gestión de documentos digitales, estos no se pierden ya que estarán administrados de manera profesional por el administrador del sistema. El integrar los documentos a los sistemas informáticos, hace más eficiente el trabajo del personal que maneja el archivo.

Contraste usted esto con el dato que provee “Electronic Document Systems Association” mencionando que un ejecutivo gasta hasta 3 horas semanales buscando documentos en papel que se han perdido.

• Capacidad de Enlaces Eliminando Tiempos de Búsqueda

Cuando se tiene la información en papel, a veces es necesario buscar documentación relacionada después de haber encontrado un determinado documento, como por ejemplo: la búsqueda de los recibos de pago correspondientes a una planilla de pagos. En la figura de la izquierda tenemos una planilla de pagos. Dando click sobre el importe correspondiente mostrado en la lupa, se muestra inmediatamente el recibo de pago respectivo.

Con el sistema propuesto, los documentos digitales y sus documentos relacionados estarán tan sólo a un click de distancia.

• Acceso Múltiple y Simultáneo a los Documentos.

A diferencia de los documentos en papel, los documentos digitales pueden ser vistos por varias personas al mismo tiempo, en lugar de esperar que se libere por la persona que lo está usando o que el documento sea fotocopiado.

• Indices de Contenido

A diferencia de otras soluciones, la nuestra incluye, además de los índices para la búsqueda de documentos, la posibilidad de generar índices de contenido para buscar dentro de un documento de varias páginas. A la vez que clasifica la información que existe dentro de ellos, proporciona una manera fácil y ordenada de presentar el contenido del documento que se desea consultar. En la figura se muestra el índice de contenido al lado izquierdo del documento.

• Consultas Personalizadas y Automatización del Trabajo
  

Ciertas consultas pueden guardarse para volverse a ejecutar de manera inmediata sin tener que volver a ingresar los criterios de búsqueda. Contraste usted esto con un archivo en papel o en microfilm, en el cual usted tendrá que realizar el mismo proceso cada vez que quiera buscar un mismo documento.

En la figura anterior se muestra una consulta guardada previamente, lo cual ahorra tiempo en la búsqueda de documentos.

• Una Fuente para Lograr Múltiples Publicaciones

Los documentos en formato PDF pueden ser usados en su red interna, guardarse en CD para su fácil transporte, o colocarse en Internet realizando un solo esfuerzo. La ventaja de tener sus documentos convertidos a PDF es que dispone de un archivo fácil de usar en toda su empresa, sin problemas de compatibilidad con otros sistemas de su negocio.

Es posible que usted aún no haya cuantificado en términos económicos el costo del manejo de toda la documentación de su organización. Sólo basta que se detenga a pensar en algunos de los costos asociados al manejo de documentos para darse cuenta que los gastos son considerables, aún cuando no aparecen de manera evidente en sus estados de resultados.

• Disminución de los Costos de Impresión y Fotocopia

Según la revista Windows Magazine los negocios en Norteamérica generan 90 mil millones de documentos por año, y cada uno de estos documentos es copiado 11 veces en promedio. Muchas veces la gerencia nunca se entera del enorme costo adicional asociado a sus operaciones que genera el manejo de documentos en papel.

• Disminución de Espacio Físico para Documentos

Los documentos en papel ocupan un espacio considerable que usted podría utilizar con más eficiencia para su negocio.

• Ahorro en Costos de Impresión y Escaneo

Mediante nuestra solución, es posible digitalizar la información sin necesidad de usar el proceso de imprimir el documento para luego escanearlo. Simplemente, puede generar el documento digital seleccionando la impresora con el nombre “PDF Writer” de Adobe, que aparecerá desde sus programas favoritos en la opción de impresión, evitando costos innecesarios por digitalización.

• Disponibilidad del Visor Gratuito

Nuestra solución se apoya en el producto “Acrobat”  que brinda amplias facilidades para visualizar documentos y tiene la gran ventaja de ser libre de costo.

• Ahorro en Costos de Almacenamiento Digital

Los documentos en formato PDF son más pequeños que en otros formatos utilizados para la administración documentaria, lo cual reduce el espacio requerido en disco duro para su archivo digital. A veces los documentos en formato PDF llegan a ser hasta un 70% más pequeños que sus correspondientes en otros sistemas.

Los cambios se dan con una rapidez impresionante, por esta razón, cuando realice una inversión en tecnología, es muy importante que esta sea ampliamente utilizada y de carácter abierto para que permanezca vigente y su inversión se proteja por el mayor tiempo posible.

El producto “Acrobat” de la empresa “Adobe”, con más de 200 millones de descargas des-de Internet, y el formato PDF, se derivan de un formato estándar para las impresiones denominado “Postscript”. El formato PDF se ha convertido en el estándar de facto a nivel mundial para el manejo e intercambio universal de documentos electrónicos.

• Independencia, Flexibilidad y Transportabilidad

Nuestra solución muestra los documentos de la misma forma en diferentes sistemas de cómputo, no importando el programa, el equipo o el sistema operativo en donde fue creado. Esto permite usar el software y hardware disponible en su empresa sin necesi-dad de realizar nuevas inversiones, pudiendo acceder a la documentos desde cualquier PC que tenga instalado el visor gratuito Acrobat Reader de Adobe, siempre que la seguridad del sistema se lo permita.

• Integración con la Infraestructura de Sistemas Existente

Nuestra solución le permite aprovechar los documentos PDF generados por otras empresas, facilitando el intercambio de información y los procesos de negocio entre usted y sus clientes o proveedores, pudiendo los documentos integrarse fácilmente a sistemas de flujo de documentos (Workflow) y/o Intercambio Electrónico de Datos entre empresas (EDI).

• Solución que Permite Crecimiento y Escalabilidad

Nuestra solución permite añadirle nuevas funcionalidades al sistema, o personalizar la aplicación a la medida del cliente. Además, el sistema puede ir creciendo a medida de las necesidades de las distintas áreas de la empresa, hasta que alcance a toda la organización.

Nuestra propuesta le permite a su negocio cubrirse ante cualquier inconveniente de seguridad, brindándole a usted la tranquilidad que sus documentos se mantendrán seguros y protegidos de accesos no autorizados. Entre los beneficios al respecto tenemos:

• Respaldo e Integridad de la Información Existente en Papel

Usted mantiene intactos sus registros en papel, protegiéndose de desastres o siniestros (incendios, atentados, robos, etc.) y ante factores externos (humedad, suciedad, deterio-ro por el tiempo, etc.)

Con su documentación almacenada en formato digital, usted logra asegurar la integri-dad de su información, siendo esta un fiel reflejo del archivo en papel.

• Integridad del Documento

Un problema que existe con otras soluciones es que cada documento es guardado como una serie de imágenes ligadas solamente mediante la lógica del software que lo administra. Esto quiere decir que, si tiene un documento de 5 páginas, para este tipo de sistemas se tienen 5 imágenes independientes que se ligan mediante el software. Si sucede alguna falla en el sistema, estos enlaces podrían perderse y usted se encontraría con graves problemas para hallar sus documentos. Lo que es más grave aún, usted tendría que volver a digitalizar la documentación correspondiente, ya que de nada le servirían las imágenes en su servidor al no saber a qué documentos pertenecen las mismas.

Nuestra solución le permite administrar archivos en formato PDF, esto quiere decir que si tiene un documento de 5 páginas, nuestro software lo maneja como un solo archivo PDF y no como 5 archivos de imagen separados. Una falla en el sistema sólo provocaría una pequeña inconveniencia ya que bastaría recargar la base de datos para que usted siga trabajando sin problemas.

• Utiliza la Seguridad del Sistema Windows NT

Algunos sistemas de manejo de documentos digitales utilizan un esquema propio para el manejo de la seguridad, pero esto no resulta eficiente.

Los sistemas operativos actuales incluyen controles para manejar la seguridad de la información que se coloca en sus sistemas de archivo. Nuestro software evita la duplicación de este esfuerzo, utilizando el mismo sistema de permisos asignados por el administrador de sistemas, evitando así el volver a hacerlo localmente desde el propio software.

• Los Documentos Pueden Firmarse Digitalmente.

La firma digital es una contribución actual de la tecnología a la gestión de documentos digitales. Esto permite, por ejemplo, que un usuario firme digitalmente un documento, pudiéndose luego verificar la autenticidad de la firma. Esto es importante en procesos que involucren responsabilidades legales.

Puede acceder a todos estos beneficios de lograr una gestión de documentos efectiva usando nuestro servicio de “digitalización de documentos” creada por nuestra subsidiaria: PDF Digital.

Le aseguramos que su empresa ahorrará mucho tiempo, dinero y podrá lograr más satisfacción de sus clientes por su rápido tiempo de respuesta.

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